- Una encuesta realizada por el Centro de investigación en tecnología legal del Consejo de la Abogacía Norteamericana (the ABA Techreport 2016) ofrece una interesante información sobre el uso de la tecnología y las tendencias al respecto que se aprecian en el sector.
Carlos Fernández Hernández. La tecnología, en forma de diferentes herramientas y utilidades, sigue su
imparable penetración en el ámbito jurídico. Por ello, desde hace varios años,
el centro de investigación en tecnología legal del Consejo de la Abogacía
Norteamericana (the ABA Legal Technology Resource Center) presenta su informe
anual sobre el uso de la tecnología por los despachos de EEUU (Legal Technology
Survey Report, conocido como ABA Techreport).
Este informe, basado en una encuesta efectuada entre los practitioners
americanos, ofrece una interesante información sobre el uso de la
tecnología y las tendencias al respecto que se aprecian en el sector.
Son tantos y tan interesantes los temas de los que se ocupa, que en esta
primera reseña haremos un repaso de los principales. En sucesivas entregas
analizaremos más en profundidad algunos de ellos.
1. La ciberseguridad preocupa
La ciberseguridad sigue siendo uno de los motivos de preocupación más
relevantes de los abogados americanos en relación con la tecnología, en
especial después de algunos sonados casos de robo de datos de alguna conocida
firma internacional.
Pero pese a ello, parece que las firmas no dotan a sus sistemas de todos
los medios de protección necesarios. Así, por ejemplo, el informe destaca que
en 2016 se ha apreciado una sorprendente disminución en el uso del cifrado de
información por los abogados, cuando este es uno de las formas más seguras de
impedir su uso por terceros.
Según la encuesta, sólo el 26% de los encuestados confirmaron que utilizan
cifrado para el correo electrónico y los documentos confidenciales enviados a
los clientes, lo que representa casi un 10% menos que el año pasado, algo que
no deja de llamar la atención tras los recientes ataques sufridos por varios
despachos.
2. Blogs y redes sociales
Los blogs y, en general, la presencia en redes sociales siguen siendo unas
importantes herramientas de difusión de la actividad de los abogados y de medio
de captación de clientes.
El informe pone de manifiesto que un 42% de los blogueros legales
manifestó que dicho blog les sirve para retener o captar clientes. Por ello no
es de extrañar que según el estudio, continúe aumentando el número de
profesionales que dedican una parte de su tiempo a la difusión de
actividad a través de las diferentes opciones que permite Internet.
El informe destaca también que las áreas de práctica con mayor
presencia de blogueros activos en temas legales se refieren a daños personales
(35%), derecho procesal (31%) y derecho laboral (27%).
3. Utilización del cloud computing
Los sistema de almacenamiento en la nube siguen aumentando su porcentaje de
utilización incluso a pesar de los problemas de seguridad detectados.
Dropbox sigue encabezando el ranking, con un 58% de usuarios que acuden al
mismo, aumentando desde el 51% de 2015. Otros servicios en la nube también
registraron incrementos significativos, como Google Apps, con un 49%; ICloud,
un 28%, frente y Evernote que pasa del 16 al 25% de usuarios está incluso por
encima del año pasado en un 25% (16% el año pasado).
4. Utilización de la tecnología para la planificación y presupuestación de
la actividad del despacho
La tecnología se muestra omnipresente en los despachos de abogados, hasta
el punto de que es casi imposible imaginar alguno que sea eficaz (o rentable)
sin la utilización de una variada gama de dispositivos tecnológicos.
Sin embargo, a pesar de la necesidad de mantener una frecuente renovación
de las máquinas y el software conforme las empresas crecen y necesitan agregar
capacidad adicional, parece que muchos abogados aún no están tienen planes para
la adquisición de tecnología.
Como se nos recuerda constantemente, los abogados están tan frecuentemente
centrados en su trabajo que muchas veces rechazan o descuidan planear y
presupuestar sus compras de tecnología hasta que las circunstancias las obligan
a hacerlo. La consecuencia de mantener un software y un hardware obsoletos
puede significar una pérdida de productividad, de seguridad y de privacidad.
5. Formación en tecnología
La exigencia de conocimientos tecnológicos por los abogados es cada vez
mayor. De hecho, como informamos recientemente, más de treinta colegios de
abogados norteamericanos están exigiendo ya ese conocimiento para poder ejercer
o asumir la defensa de determinados asuntos. Ya no es sólo una cuestión
conveniencia, sino que se ha convertido en una cuestión de competencia
profesional.
Por ello, la necesidad de formación en esta área se está relevando como
cada vez más relevante.
Los resultados de la encuesta de 2016 indican que la mayoría de los
abogados están reconociendo la importancia de esta capacitación. Sin embargo,
mientras que los encuestados de empresas grandes parecen estar ser más
conscientes de las opciones de formación disponibles, muchos encuestados que
ejercen en solitario o en pequeños despachos parecen desconocer muchas de ellas
o pensar que son de elevado coste cuando, en realidad, hay muchas de precio
accesible e incluso gratuitas.
6. Utilización de tecnología móvil
El trabajo del abogado ya no significa solo sentarse frente a un escritorio
o comparecer ante un tribunal, por eso el informe destaca que la tecnología
móvil es omnipresente en el trabajo de los abogados, que en su mayoría ya
tienen acceso al correo
electrónico, realizan investigaciones legales o hablan con clientes o
colegas lejos de sus oficinas usando teléfonos inteligentes, laptops o
tabletas.
Como señala el informe, los abogados ya pueden practicar el Derecho y
ejercer su profesión en cualquier lugar en el que se encuentren. Para ello un
46% utiliza ordenadores portátiles, un 27% su teléfono móvil inteligente (que
en la mayoría de los casos es un iPhone) y un 13% una tablet.
Sin embargo, los usuarios utilizan estos dispositivos sin
preocuparse en exceso por la seguridad y, además, dejando aparte el
correo electrónico, no recurren a muchas de las numerosas apps o aplicaciones
disponibles para facilitarles su trabajo, por
ello todavía parece hacer mucho recorrido para aumentar su uso.
7. Software de Gestión
Es sabido que administrar un bufete de abogados puede ser algo complicado y
lleno de pequeñas o grandes trampas. Por ello, el recurso a herramientas de gestión
puede reducir los dolores de cabeza y las frustraciones que provocan estas
cuestiones a los abogados y permitirles centrase en ser un mejor abogado.
La Encuesta 2016 muestra un significativo aumento del número de abogados
que utilizan algún software de gestión, si bien su tasa de penetración sigue
por debajo del 50%, lo que muestra hay una tremenda oportunidad para su
expansión.
8. Práctica Virtual del Derecho
La práctica virtual del Derecho (VLP por sus siglas en inglés) es una
figura que ha ido ganado popularidad en EEUU a lo largo de los últimos años. Su
enfoque consiste en introducir y mejorar el concepto de "movilidad"
en la relación abogado-cliente. No todos los abogados quieren estar atados al
espacio de oficinas, y no todos los clientes quieren verse forzados a visitar a
su abogado en una oficina o interactuar con él a través de métodos anticuados
de comunicación.
Por ello, la clave está en la utilización por el abogado de las
herramientas y prácticas adecuadas. Los dispositivos móviles y la computación
en la nube están detrás de este concepto y las herramientas más utilizadas son
el intercambio de documentos con clientes (33%), más que los sistemas expertos
(1%) o la resolución de disputas en línea (ODR, nuevamente por su abreviatura
en inglés) (1%).
Por ello se estima que existen significativas oportunidades de crecimiento
para los abogados que utilicen herramientas tales como servicios de consulta en
tiempo real (utilizados sólo por el 11% de los encuestados), formularios para
la preparación de documentos (7%), sistemas de actualización de información
sobre litigios (14%) y herramientas de cita y programación de reuniones (16%).
9. Revisión documental asistida (E-discovery)
El gran volumen de datos que puede contener la documentación sobre un
pleito obliga cada vez con más frecuencia a la utilización de herramientas de
ayuda para la localización y clasificación de todos los datos relevantes para
el mismo.
Esta tecnología, conocida como E-discovery, está cada vez más presente en
los tribunales americanos, si bien su penetración no es significativamente
rápida.
Las presentaciones judiciales electrónicas obligatorias y voluntarias en
tribunales estatales y locales continúan aumentando y se han convertido en la
norma. Por ello las solicitudes de E-discovery continúan aumentando y también
son bastante convencionales.
La codificación predictiva y la revisión asistida por tecnología (TAR, como
se conoce) aún no se han incorporado o se han convertido en corriente
principal. Las soluciones simples y la búsqueda de palabras clave siguen siendo
las herramientas de elección.
10. Tecnología para despachos individuales y pequeños
La tecnología se convierte en una herramienta particularmente útil para los
despachos individuales o pequeños (que, sin ir más lejos, son los mayoritarios
en España), dándoles acceso al tipo de herramientas previamente reservadas para
las empresas más grandes con los presupuestos más grandes.
Sin embargo, este acceso requiere una cuidadosa investigación de las
opciones disponibles, los costos asociados y los beneficios (tanto en tiempo y
dinero) obtenidos y las habilidades necesarias para gestionarlas.
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