jueves, 19 de enero de 2017

LAS 10 TENDENCIAS EN TECNOLOGÍA PARA ABOGADOS EN 2016




  • Una encuesta realizada por el Centro de investigación en tecnología legal del Consejo de la Abogacía Norteamericana (the ABA Techreport 2016) ofrece una interesante información sobre el uso de la tecnología y las tendencias al respecto que se aprecian en el sector.
Carlos Fernández Hernández. La tecnología, en forma de diferentes herramientas y utilidades, sigue su imparable penetración en el ámbito jurídico. Por ello, desde hace varios años, el centro de investigación en tecnología legal del Consejo de la Abogacía Norteamericana (the ABA Legal Technology Resource Center) presenta su informe anual sobre el uso de la tecnología por los despachos de EEUU (Legal Technology Survey Report, conocido como ABA Techreport).
Este informe, basado en una encuesta efectuada entre los practitioners americanos, ofrece una interesante información sobre el uso de la tecnología y las tendencias al respecto que se aprecian en el sector.
Son tantos y tan interesantes los temas de los que se ocupa, que en esta primera reseña haremos un repaso de los principales. En sucesivas entregas analizaremos más en profundidad algunos de ellos.
1. La ciberseguridad preocupa
La ciberseguridad sigue siendo uno de los motivos de preocupación más relevantes de los abogados americanos en relación con la tecnología, en especial después de algunos sonados casos de robo de datos de alguna conocida firma internacional.
Pero pese a ello, parece que las firmas no dotan a sus sistemas de todos los medios de protección necesarios. Así, por ejemplo, el informe destaca que en 2016 se ha apreciado una sorprendente disminución en el uso del cifrado de información por los abogados, cuando este es uno de las formas más seguras de impedir su uso por terceros.
Según la encuesta, sólo el 26% de los encuestados confirmaron que utilizan cifrado para el correo electrónico y los documentos confidenciales enviados a los clientes, lo que representa casi un 10% menos que el año pasado, algo que no deja de llamar la atención tras los recientes ataques sufridos por varios despachos.
2. Blogs y redes sociales
Los blogs y, en general, la presencia en redes sociales siguen siendo unas importantes herramientas de difusión de la actividad de los abogados y de medio de captación de clientes.
El informe pone de manifiesto que un 42% de los blogueros legales manifestó que dicho blog les sirve para retener o captar clientes. Por ello no es de extrañar que según el estudio, continúe aumentando el número de profesionales que dedican una parte de su tiempo a la difusión de actividad a través de las diferentes opciones que permite Internet.
El informe destaca también que las áreas de práctica con mayor presencia de blogueros activos en temas legales se refieren a daños personales (35%), derecho procesal (31%) y derecho laboral (27%).
3. Utilización del cloud computing
Los sistema de almacenamiento en la nube siguen aumentando su porcentaje de utilización incluso a pesar de los problemas de seguridad detectados.
Dropbox sigue encabezando el ranking, con un 58% de usuarios que acuden al mismo, aumentando desde el 51% de 2015. Otros servicios en la nube también registraron incrementos significativos, como Google Apps, con un 49%; ICloud, un 28%, frente y Evernote que pasa del 16 al 25% de usuarios está incluso por encima del año pasado en un 25% (16% el año pasado).
4. Utilización de la tecnología para la planificación y presupuestación de la actividad del despacho
La tecnología se muestra omnipresente en los despachos de abogados, hasta el punto de que es casi imposible imaginar alguno que sea eficaz (o rentable) sin la utilización de una variada gama de dispositivos tecnológicos.
Sin embargo, a pesar de la necesidad de mantener una frecuente renovación de las máquinas y el software conforme las empresas crecen y necesitan agregar capacidad adicional, parece que muchos abogados aún no están tienen planes para la adquisición de tecnología.
Como se nos recuerda constantemente, los abogados están tan frecuentemente centrados en su trabajo que muchas veces rechazan o descuidan planear y presupuestar sus compras de tecnología hasta que las circunstancias las obligan a hacerlo. La consecuencia de mantener un software y un hardware obsoletos puede significar una pérdida de productividad, de seguridad y de privacidad.
5. Formación en tecnología
La exigencia de conocimientos tecnológicos por los abogados es cada vez mayor. De hecho, como informamos recientemente, más de treinta colegios de abogados norteamericanos están exigiendo ya ese conocimiento para poder ejercer o asumir la defensa de determinados asuntos. Ya no es sólo una cuestión conveniencia, sino que se ha convertido en una cuestión de competencia profesional.
Por ello, la necesidad de formación en esta área se está relevando como cada vez más relevante.
Los resultados de la encuesta de 2016 indican que la mayoría de los abogados están reconociendo la importancia de esta capacitación. Sin embargo, mientras que los encuestados de empresas grandes parecen estar ser más conscientes de las opciones de formación disponibles, muchos encuestados que ejercen en solitario o en pequeños despachos parecen desconocer muchas de ellas o pensar que son de elevado coste cuando, en realidad, hay muchas de precio accesible e incluso gratuitas.
6. Utilización de tecnología móvil
El trabajo del abogado ya no significa solo sentarse frente a un escritorio o comparecer ante un tribunal, por eso el informe destaca que la tecnología móvil es omnipresente en el trabajo de los abogados, que en su mayoría ya tienen acceso al correo
electrónico, realizan investigaciones legales o hablan con clientes o colegas lejos de sus oficinas usando teléfonos inteligentes, laptops o tabletas.
Como señala el informe, los abogados ya pueden practicar el Derecho y ejercer su profesión en cualquier lugar en el que se encuentren. Para ello un 46% utiliza ordenadores portátiles, un 27% su teléfono móvil inteligente (que en la mayoría de los casos es un iPhone) y un 13% una tablet.
Sin embargo, los usuarios utilizan estos dispositivos sin preocuparse en exceso por la seguridad  y, además, dejando aparte el correo electrónico, no recurren a muchas de las numerosas apps o aplicaciones disponibles para facilitarles su trabajo,  por ello  todavía parece hacer mucho recorrido para aumentar su uso.
7. Software de Gestión
Es sabido que administrar un bufete de abogados puede ser algo complicado y lleno de pequeñas o grandes trampas. Por ello, el recurso a herramientas de gestión puede reducir los dolores de cabeza y las frustraciones que provocan estas cuestiones a los abogados y permitirles centrase en ser un mejor abogado.
La Encuesta 2016 muestra un significativo aumento del número de abogados que utilizan algún software de gestión, si bien su tasa de penetración sigue por debajo del 50%, lo que muestra hay una tremenda oportunidad para su expansión.
8. Práctica Virtual del Derecho
La práctica virtual del Derecho (VLP por sus siglas en inglés) es una figura que ha ido ganado popularidad en EEUU a lo largo de los últimos años. Su enfoque consiste en introducir y mejorar el concepto de "movilidad" en la relación abogado-cliente. No todos los abogados quieren estar atados al espacio de oficinas, y no todos los clientes quieren verse forzados a visitar a su abogado en una oficina o interactuar con él a través de métodos anticuados de comunicación.
Por ello, la clave está en la utilización por el abogado de las herramientas y prácticas adecuadas. Los dispositivos móviles y la computación en la nube están detrás de este concepto y las herramientas más utilizadas son el intercambio de documentos con clientes (33%), más que los sistemas expertos (1%) o la resolución de disputas en línea (ODR, nuevamente por su abreviatura en inglés) (1%).
Por ello se estima que existen significativas oportunidades de crecimiento para los abogados que utilicen herramientas tales como servicios de consulta en tiempo real (utilizados sólo por el 11% de los encuestados), formularios para la preparación de documentos (7%), sistemas de actualización de información sobre litigios (14%) y herramientas de cita y programación de reuniones (16%).
9. Revisión documental asistida (E-discovery)
El gran volumen de datos que puede contener la documentación sobre un pleito obliga cada vez con más frecuencia a la utilización de herramientas de ayuda para la localización y clasificación de todos los datos relevantes para el mismo.
Esta tecnología, conocida como E-discovery, está cada vez más presente en los tribunales americanos, si bien su penetración no es significativamente rápida.
Las presentaciones judiciales electrónicas obligatorias y voluntarias en tribunales estatales y locales continúan aumentando y se han convertido en la norma. Por ello las solicitudes de E-discovery continúan aumentando y también son bastante convencionales.
La codificación predictiva y la revisión asistida por tecnología (TAR, como se conoce) aún no se han incorporado o se han convertido en corriente principal. Las soluciones simples y la búsqueda de palabras clave siguen siendo las herramientas de elección.
10. Tecnología para despachos individuales y pequeños
La tecnología se convierte en una herramienta particularmente útil para los despachos individuales o pequeños (que, sin ir más lejos, son los mayoritarios en España), dándoles acceso al tipo de herramientas previamente reservadas para las empresas más grandes con los presupuestos más grandes.
Sin embargo, este acceso requiere una cuidadosa investigación de las opciones disponibles, los costos asociados y los beneficios (tanto en tiempo y dinero) obtenidos y las habilidades necesarias para gestionarlas.

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